社員旅行の幹事を任された！貸切バスツアーで幹事が意識すべきポイント
2023/09/29
社員同士のコミュニケーションを深める目的で開催される社員旅行には、幹事が不可欠です。幹事は社員旅行の行き先や日程、チームやスケジュールなど決めるべきものが多くあります。今回は社員旅行の幹事を任された人や、社員旅行で貸切バスツアーを利用する際に意識すべきポイントを詳しくご紹介しますよ。ぜひ参考にしてくださいね。
【貸切バスツアー】幹事が意識すべきポイント
社員旅行では、貸切バスツアーを利用することも多いでしょう。そのような場合、幹事を任された人は意識すべきポイントが多くあることを知っていますか？ここでは代表的な3つのポイントを、それぞれ詳しくご紹介します。
余裕のある観光スケジュールを組む
家族や友人との旅行とは違い、社員旅行は大人数での旅行となります。少なくとも10人以上が一度に移動するわけですから、普通の旅行と同じような準備をすると様々な不備が生まれるでしょう。ひとりひとり好みや希望も違ったり、年齢層も異なったりするため、みんなが納得するような観光スケジュールを組むことが大切です。また、余裕のあるスケジュールを組んでおくことで、もしも当日トラブルが起きても慌てずにすみます。
安全な貸切バス会社を選ぶ
社員全員が利用する貸切バスは、安全なものを選びましょう。当たり前ですが、どのような旅行もアクセス手段に不安があると心から楽しめません。貸切バスには安全性を示す基準などが設定されているので、社員旅行の際は安全な貸切バス会社を選ぶと良いですよ。社員にも「安全である」旨を伝えると、より安心して旅行に参加できるでしょう。
準備を始めるのは早ければ早い方が良い
上述した通り、社員旅行は普通の旅行とは違って大人数での旅行となります。そのため、移動や宿泊、食事など前もって予約しておかなければ当日慌てる原因にもなってしまうのです。準備を早いうちから始めて、快適な社員旅行にしたいですね。
【社員旅行】手配準備～当日までの流れ
ここでは、社員旅行の開催が決まった時点から当日までの流れを解説しますよ。予算選びや日程調整、宿泊施設の手配など、こなすべきことが多くあります。前もって流れを確認し、スムーズに対応できるようにしましょう。
2~3ヶ月前
社員旅行の幹事を任されたら、まずは企画から当日まで、どのような流れで動いていくのかを把握しましょう。開催が決定した段階では、まず以下を決める必要があります。
- 社員旅行の目的を決める
- 行き先の候補を出したり社員にアンケートを取ったりする
- 開催日程を決める
- 全体または一人当たりの予算を決める
- 参加者の確認をする
上記が大まかに決定したら、早速複数の旅行代理店から見積もりを取ったり、その中から1つの旅行代理店を決めたりしましょう。
旅行代理店が決まったら、両者で旅行に関する打ち合わせやプランの確定などを進めます。社員旅行の案内状を作成し社内で配布するのも欠かせません。
また、この時点で参加者の数が確定していないと正確な見積もり料金を算出できません。支払いや保険の加入なども忘れないようにしましょうね。
1ヶ月前
社員旅行の大枠が決定する1ヶ月前は、企画の準備やしおりの作成・配布を行います。1ヶ月前には社員旅行で行うアクティビティや体験、訪問場所などの予約もしておきましょう。
1週間前
1週間前〜前日は、参加者への最終確認期間です。急用や体調不良で社員旅行に参加できなくなった人がいる場合は、料金に影響する可能性もあります。慌てずに冷静に対処しましょう。
当日
いよいよ社員旅行当日です。当日はまず、幹事としての挨拶や集合時間の周知を行いましょう。大人数が一度に移動するので、誰が代表者であるかを明確にするのは大切です。イベントの進行など、企画したものがスムーズに進むよう意識しましょう。
【社員旅行】貸切バスツアーの嬉しいメリット
ここでは貸切バスツアーの嬉しいメリットをご紹介します。大人数が一度に移動する社員旅行は手間や時間がかかるイメージもありますが、意外とそうでもないのです。代表的なメリットをご紹介するので、貸切バスツアーを考えていなかった幹事さんも、ぜひ見てみて下さいね。
効率よくラクに移動ができる
なんといっても、貸切バスの最大の魅力は効率よく・ラクに移動できるところでしょう。レンタカーや自家用車を利用する場合、どうしてもドライバーだけに負担がかかってしまいます。少人数かつ狭い空間で社員同士が移動することになるので、息苦しさもあるでしょう。
公共交通機関であれば、大きな荷物を持ちながらの移動が煩わしかったり、ほかの人への影響が気になってコミュニケーションの活性がないかもしれません。
その点貸切バスツアーであれば、大きなトランクをもつバスもあるので、大荷物による移動の煩わしさもありません。また、サロンがついていたりカラオケがついていたりと、豊富な設備があるため、息苦しさもなく快適に移動が可能です。仲間内だけで移動するため、ほかのお客さんを気にすることなく盛り上がれます。
たびの足なら「行程の作成」を丸投げOK
貸切バスの予約サイト『たびの足』であれば、貸切バスツアーの行程をイチから作成できます。社員旅行の幹事を任されたといっても、日々の業務と合わせて進めるのは難しいですよね。その点『たびの足』に社員旅行の行程作成を丸投げしてしまえば、日々の業務と幹事の二刀流が叶うのです。旅行のプロが作成する行程での社員旅行は、素敵なものになること間違いなしですよ。
交通費を抑えられる
大人数が一度に移動するとなると、レンタカーであればレンタル代やガソリン代がかかりますよね。公共交通機関であればひとりひとりに切符を買う必要があったり、事後精算をしなければならないという手間もあるでしょう。何より、せっかく大人数でいくのに普通の旅行と変わらない交通費がかかってしまいます。
その点貸切バスツアーであれば、レンタル代・専用ドライバー代など基本的な料金が全て含まれているので、大人数でも比較的交通費を抑えられますよ。
貸切バスの料金は以下で決まります。
- 種類、乗車人数
- 時期（通常期or繁忙期）
- 曜日（平日、土日、祝日）
- 走行距離、目的地
- 利用時間
- オプション
なお、以下の料金はレンタル料金に含まれないため、利用する予定がある場合は注意しましょう。
- 駐車場料金
- 高速道路など有料道路の使用料金
- 宿泊旅程の場合は運転手・乗務員の宿泊費
- バスガイド
貸切バスで行く関東エリアのおすすめプラン
ここでは、貸切バスで行く関東エリアのおすすめプランをご紹介します。大人しか行けない場所といえば酒造巡りですよね。イベントに足を運んだり、試飲をしてその場で購入するのもおすすめです。リラックス目的では欠かせない温泉や、定番の東京ディズニーリゾートも必見ですよ。
貸切バスだから楽しめる【酒造巡り】
自家用車やレンタカーでは楽しめない「酒造巡り」は、誰も運転する必要がない貸切バスだからこそおすすめしたいプランです。お酒と言っても多くの種類があるので「日本酒が苦手」「ビールしか飲めない」など、各々の好みを聞くことで失敗しないでしょう。関東エリアにもビールやウイスキーなどの酒造が多く点在しているので、アンケートを取ってみるのもいいですね。
疲れをいやす【鬼怒川温泉】
疲れを癒したり、リラックスしたい時におすすめなのが「鬼怒川温泉」です。一般開放されたのは明治以降ですが、それから多くの観光客が訪れ、旅館やホテルが建ち並ぶようになりました。鬼怒川に沿って老舗旅館やホテルが立ち並ぶ光景は、どこか懐かしさを感じます。江戸時代からの歴史を感じながら、お肌に優しいアルカリ性単純温泉に浸かって旅の疲れを癒しましょう。
遊び尽くしてストレス発散！【東京ディズニーリゾート】
東京ディズニーランドは、シンデレラ城を中心に、冒険や童話、未来など親しみやすいテーマが設定されています。東京ディズニーシーは、海にまつわる物語や伝説をテーマとしたテーマパークです。それぞれのパーク内には、ホテルやショッピングエリア、レストランやエンターテインメント施設が点在しています。
日本国内だけではなく、海外からも多くの観光客が訪れるディズニーリゾートは慰安旅行・社員旅行にも最適です。老若男女問わずに楽しめるアトラクションやレストラン、ショッピング施設が充実しています。アトラクションを楽しみたい人やショッピングを楽しみたい人など、用途に合わせたチーム分けができるのも魅力です。
