貸切バスのキャンセル料が決まる仕組みとは?企画旅行・手配旅行別の解説!

貸切バスを手配した後は、天候が関係する予期せぬ事態の発生や急を要する理由でキャンセルが必要になったとき、いつからキャンセル料金が発生するのでしょうか?今回は、貸切バスのキャンセル料やその発生タイミングが決まる仕組み、さらにキャンセル料が発生しない事案なども含めて、詳しく解説します。

貸切バスのキャンセル料が発生するタイミングとは

貸切バスのキャンセル料金は「契約成立後(料金の一部を支払い後)」に発生します。なぜ契約成立後にキャンセル料が発生するのか、契約が成立するまでの流れを把握しておきましょう。 ※見積もり依頼の段階ではキャンセル料は発生しない。

【貸切バスの契約成立までの流れ】

STEP1:見積もりの依頼
STEP2:幹事による申し込み
STEP3:バス会社からの申込受理のお知らせ
STEP4:貸切バス料金の20%~25%以上の支払い
STEP5:バス会社からの乗車券・契約書の受理
⇒この時点で契約成立となります。
STEP6:貸切バス利用前日までに残額および全額の支払い
STEP7:運行

このようにバス会社との契約が成立するまでに利用料金の20%を支払う必要があります。 一般的にバスのキャンセル料金が発生するタイミングは以下となります。

貸切バスのキャンセルが発生するタイミング
利用日の14日~8日 バスの利用料金の20%
利用日の7日~24時間前まで バスの利用料金の30%
利用日の前日 バスの利用料金の50%
利用当日 バスの利用料金の100%

また、以下の団体が申し込んだ場合、申込時点で契約が成立する場合があります。

申込時点で契約成立になる団体
官公庁、公的教育機関(小学校、中学校、高校)、福祉学校、常時取引のある者(=バス会社との常連客)

企画旅行の貸切バスキャンセル料

企画旅行とは、旅行業法の規定で定められた「募集型企画旅行」、「受注型企画旅行」、「手配旅行」の3つからなる旅行形態のうちの2つを指します。一般的に旅行会社が企画する旅行であり、それぞれ特徴がありますが、キャンセル料の取り扱いはほぼ同じとなっています。

企画旅行の種類 内容
募集型企画旅行 旅行会社が航空券と現地手配がセットになった旅行
受注型企画旅行 旅行者(申込者)が依頼に基づいて、旅行会社が旅行計画を作成する旅行
キャンセル料
利用日の30日目~前々日 利用料金の20%以内
利用日の前々日~前日 利用料金の50%以内
利用当日 利用料金の100%

手配旅行の貸切バスキャンセル料

配旅行とは、旅行者の依頼により、旅行会社が手配を代行する旅行です。また、企画旅行とは異なり、キャンセル料の割合は旅行を手配する代行会社によって異なります。一般的に手配手数料とキャンセル料が合わせて、請求されます。

手配旅行のキャンセル料=手配代行手数料×料率+設定されたキャンセル料金

貸切バスのキャンセルにおける手数料はいくら?

貸切バスのキャンセルには、予約の取り消しの旨をバス運行会社に知らせる必要があります。貸切バスのキャンセルするための手数料は、キャンセル料として請求されます。また、契約成立後に利用料金の20%以上を支払う必要があるため、キャンセルには必然的に最低20%のキャンセル料金が発生します。

既にご紹介したとおり、一般的に予約取り消しには先ほどのキャンセル料が設けられています。

キャンセル料が発生しない場合とは?

貸切バスは契約成立後に一部の料金を支払う必要があるため、必然的にキャンセル料がかかります。しかし、以下の場合、キャンセル料は発生せず、既に支払った料金は返金対応されます。

キャンセル料金が発生しない場合
利用当日、航空機の遅延・結構、到着地変更などやむを得ない場合

悪天候によりバス会社が運行できないと判断した場合、キャンセル料は発生しませんが、悪天候でもバスの運行が可能であり、顧客の判断により、企画自体が中止となった場合はキャンセル料が免除されないことがあります。

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