社員旅行の幹事を任された!バスツアーで幹事が意識すべきポイントとは?

会社の結束を高める上でも重要視される社員旅行!しかし、社員旅行の幹事は考慮しなければいけないことも多く、任される方のプレッシャーは相当なものです。しかし、バスツアーの社員旅行であれば、意識すべきポイントを押さえるだけで大丈夫です。今回は社員旅行の幹事を任された方必見のバスツアー幹事が意識すべきポイントをご紹介します!

出発までの準備

準備社員旅行を目的にしたバスツアーを企画する際は出発までの準備が大切です。出発までの準備は大きく分けて、「3カ月前」、「3ヶ月~2ヶ月前」、「2ヶ月~1ヶ月前」、そして「1ヶ月前以降」の4つに分けて、考えましょう。

~3ヶ月前までにやること

3カ月前には以下の手順で準備しましょう。

1. 団体旅行の行き先候補の決定

社員旅行の行き先候補を決定するために、全社員にアンケートを取りましょう。沖縄県や北海道といった人気リゾート地は社員旅行の候補に挙がりやすく、おすすめです。また、複数の希望が出た際はバスツアー会社と相談しましょう。

2. 旅行の日程を決める

一般的に社員旅行は2泊3日が多く、土日を含めて、実施する会社が多いようです。そこで、従業員数や行き先に応じて、最適な旅行の日程を決めましょう。国内旅行の需要が高いバスツアーであれば、基本的に全国どこでも2泊3日で満足度の高い社員旅行を実現できます。

3. 予算を決める

一人あたりの予算を決定します。基本的に会社から提示された予算に従って、バス会社に相談するようにしましょう。国内の団体旅行は一人当たり2万円~5万円、海外や飛行機を利用する場合は一人当たり5万円~10万円が一般的な社員旅行の予算となっています。予算が決まっている場合、バス会社は予算に応じて、最適な旅行プランを提案してくれるため、幹事さんの手間も省けます。

4. 現段階での参加人数を確認

バスツアーに利用する貸切バスは大型バス・中型バス・小型バス・ミニバス・マイクロバスなど多くの種類があり、参加人数によって、費用も節約できます。そのため、現段階での参加人数を確認し、バス会社に伝えておくと大きく予算を乖離することはないので、安心です。

3ヶ月~2ヶ月前

3カ月~2カ月前までには、旅行プランを探しましょう。バス会社に予算を予め伝えておくと、予算に応じた最適な旅行プランを提案してくれるため、おすすめです。幹事さんが希望する旅行プランやバス会社から提案された旅行プランに当たりをつけたら、見積もりを出してもらいましょう。複数のバス会社に相見積もりを出してもらうことで、費用を抑えながら、満足度の高い旅行プランを見つけ出せます。希望する旅行プランになっているか、予算を超えていないか、担当者の対応を比較材料として決定しましょう。

2ヶ月~1ヶ月前

バス旅行まで2ヶ月~1ヶ月前になったら、バス会社と打ち合わせを行い、詳細を決定し、社員旅行に参加する従業員にもアナウンスを行います。

1. バス会社と打ち合わせ

具体的な社員旅行の内容を決定するためにもバス会社と電話や対面で打ち合わせを綿密に行いましょう。宿泊先の設備や部屋の間取りの希望を伝えます。また、周囲のおすすめの観光スポットなども教えてくれるので、気になる点や知りたい情報、希望があれば、担当者にどんどん伝えましょう。

2. 団体旅行プラン決定!

バス会社や旅行会社との打ち合わせで、満足のいく旅行プランが決まったら、団体旅行プランを確定させます。多くの企業では上長の決済が必要なため、プランを決定する前には細かい報告と相談を行い、後になって、旅行プランを大幅に変更することがないようにしましょう。

3. 参加者に案内状を送付

参加者の出欠を兼ねた、旅行プランを記した案内状を従業員に送付します。案内状には旅行先や日時、スケジュール(プラン内容)、旅行中のイベントなどを記載しておきましょう。その際に社員の要望も改めてヒアリングすることも大切です。

4. 最終参加人数確定

出欠確認兼案内状で最終参加人数が確定したら、バス会社に最終人数を報告します。3カ月前に伝えた参加人数に大きな変更があった場合、用意する貸切バスの車種を変更しなければいけない可能性もあるので、最終参加人数が確定したら、すぐに伝えましょう。

5. 支払、団体旅行保険加入

最終参加人数・旅行プランが最終確定したら、バス会社および旅行会社と契約を行います。代金の支払いやキャンセル料、人数変更・プラン変更の可否も含めた最終確認を行い、支払いを済ませます。また、団体旅行保険の加入もこの段階で行います。社員全員の指名・連絡先が必要な場合は早めに準備し、提出しましょう。

1ヶ月前~

バスツアーによる社員旅行の楽しい思い出にするためには、「貸切バスの中でどんな風に過ごすか」を考えることも幹事さんの大切な仕事です。また、旅のしおりなども1ヶ月前から用意しておきましょう。

1. バスレク、宴会の企画

貸切バスの中は、完全なプライベート空間になっており、アルコールを含む飲食も可能です。また、オプションによりカラオケや映画鑑賞なども開催できます。しかし、静かに過ごしたい社員さんも考慮して、全員で参加できるクイズやミニゲームがおすすめです。内容が決められない場合はバスガイドさんに一任してみましょう。

また、目的地での宴会の準備もしなければいけません。社員旅行では宴会の最中に表彰式や余興、イベントを行うことも多く、幹事さんの負担が大きい場合は別の社員さんに企画をお願いしてみましょう。

2. 旅のしおり作成

旅のしおりは社員さんの社員旅行へのモチベーションを上げるだけでなく、幹事さんの負担軽減にもつながります。旅行日程や観光情報、バスの座席や宿泊先の部屋割り、持ち物リスト、注意事項、緊急連絡先を記載しておけば、参加者からの質問の数を減らせます。

当日の流れ

社員旅行当日は幹事さんが最も緊張する日ですが、既に決定している旅行プランやスケジュールに沿って、進行するだけなので、プレッシャーを感じることはありません。

始めの挨拶

出発前に幹事さんから簡単な挨拶を行いましょう。幹事さんが新入社員の場合、さまざまな社員さんに顔を売るチャンスなので、挨拶と簡単な自己紹介を交えて、1日のスケジュールと注意事項を共有しましょう。始めのあいさつはあまり長くならないようにするのがコツです。

道中の幹事の仕事

社員旅行中の幹事さんの仕事は、主に上司や幹部社員への挨拶や乾杯の音頭、自由時間やイベント、余興のタイムキーパー・仕切り、中締め・お開きの合図が挙げられます。社員旅行を楽しみながらもスケジュールを気にしながら、参加する社員さんへの気遣いも心掛けましょう。

締めの挨拶

当日の締めの挨拶は、基本的に「社員旅行中での疑問や問題発生など何かあった場合に幹事に連絡してほしい」という旨を伝えるだけで十分です。

初めての幹事はたとえ緊張していても、始めの挨拶がしっかりできれば、問題ありません。挨拶文を事前に考えるなど、ある程度準備して臨みましょう。また、どうしても当日緊張してしまう場合は入念に準備してきたことを思い返し、スケジュール通りにこなすだけで、社員旅行も成功できるはずです。わからないことや不明点があれば、バス会社や旅行会社にどんどん問い合わせしましょう。

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