貸切バスの領収書あれこれ。車両料金以外も含めた発行は可能?

会社主催の展示会・イベント、自治体の慰安旅行などの移動手段として使用される貸切バス。そのため、利用の際に領収書の発行が必要と考える企画担当者も少なくありません。今回は貸切バスでの領収書の発行可否や車両料金以外での諸経費の領収書の扱い、経理処理の方法を中心にご紹介します。

バスの利用で領収書は発行してもらえる?

今回は貸切バスだけでなく、路線バスや高速バスそれぞれの領収書事情について、ご紹介します。

路線バス

路線バス路線バスでは、領収書の発行が可能です。一部の路線バスでは、バスの運転手に申請し、領収書を発行してもらえます。現金でバス代を払う、車内でカードにチャージするタイミングで領収書の発行を依頼できます。しかし、ICカードで支払う場合は領収書の発行はできません。また、通勤ラッシュ時など社内が混雑している際は対応が難しい場合もあります。さらにバス会社や路線によって対応が異なるため、注意が必要です。当日車内で領収書発行ができないため、後日バス会社からの郵送、営業所で発行してもらう場合もあります。そのため、領収書発行のタイミングは、事前にバス会社に問い合わせておくと良いでしょう。

高速バス

高速バス高速バスの場合、切符売り場の窓口で、乗車券の購入時に領収書の発行が可能です。窓口がない乗り場では、運転手が車内で領収書を発行してくれます。事前に切符を購入する場合、支払い方法によっては領収書の発行処理が異なります。

・コンビニ払いの場合、支払い時に領収書の発行が可能
・クレジットカード払いの場合、カード会社の明細が領収書として扱われる
・予約サイト経由でクレジットカード払いする場合、サイト上で印刷するか、運営会社に郵送してもらう方法がある


※郵送の場合、別途手数料が必要になることもあります。 ※予約サイトの場合、サイト毎に発行の方法が違うので確認が必要です。

貸切バス

貸切バス貸切バスの場合、利用する貸切バス会社毎に領収書の発行処理が異なります。支払いを金融機関に振り込む場合、窓口やATMが発行する「ご利用明細書」や「振込票」を、貸切バス料金の領収証と扱うケースもあります。また、支払い方法によっても領収書の発行方法が異なります。

・クレジット払いの場合、高速バスと同様にカード会社の明細が領収書となる
・予約サイトによっては、領収書を発行するためには別途依頼が必要な場合がある
・バス料金の振り込み後、メールまたはFAXでの領収書発行が可能


※貸切バスの利用料金には、車両代、運転手代、ガソリン代、保険料が含まれています。

貸切バスの利用では諸経費も発生する

貸切バスを利用する場合、バスの使用料以外に別途費用が発生する場合があります。
有料道路の使用料、現地での駐車場代といった駐車通行料は貸切バスレンタル費用に含まれず、諸経費となります。また、1泊2日以上の貸切バス利用では、運転手の宿泊代も必要です。バスガイドを付ける場合も2人分(運転手・バスガイド)の宿泊費用が追加されます。そのほかフェリー代など当日発生する費用もあるため、事前に確認しておきましょう。

駐車通行料の領収書は、運転手から手書きの領収書を出してもらうか、支払い時に精算機から発行されるレシートを代用しましょう。

利用する会社によっては、利用料金と諸経費をまとめて後日払いにすることも可能です。かかった費用を後日まとめて支払い、領収書の発行を依頼できます。

領収書をもらい忘れた・なくした場合は?

業務の合間や当日の運行に集中し、万が一、領収書をもらい忘れた、紛失してしまった場合、以下の対応が必要です。

領収書をもらうのを忘れた時は

予約サイトを利用した場合、サイトの予約履歴から領収書発行ができる可能性があります。 サイト経由で発行できない場合、乗車したバス会社や予約サイトの対応窓口に電話で問い合わせましょう。発行可能な場合は、後日窓口で発行してくれます。

再発行はお願いできる?

再発行した後に領収書が見つかるなど同じ内容の領収書が2枚あるとトラブルになりかねないため、領収書の再発行は原則できません。しかし、バス会社を利用したことを証明でき、バス会社の理解が得られる場合に再発行できる可能性があります。路線バスでは「いつどこで使ったのか」を証明ができない場合、再発行は難しくなります。

予約サイトによっては、利用履歴から領収書を発行していた場合も再発行の申請ができます。申請し、事務局側の処理が終わった後、電話またはメールで通知が届きます。その後にサイト上で再発行しましょう。

領収書が無くても経理処理ができる?

領収書が手に入らない、紛失した場合は領収書の代わりになるものがあれば、経費処理ができます。使用用途や金額を明記した書類を提出すれば、領収書が無くても税法上は税務処理が可能です。会社によっては「交通費精算書」というフォーマットがあるので、担当部署に確認しておきましょう。

交通費清算書には利用日、車両区分、区間、料金、行き先を記載する必要があるため、インターネットで料金を調べておく、乗車時に自分でメモしておくと良いでしょう。

そのほかにも、クレジットカードの明細や電子マネー(Suicaなど)の利用履歴も利用できます。ただし、「どこへ何をしにいったのか」という使用用途を記載しなければ、領収書の代わりとして受理されにくいです。余白に利用用途を書き足す、利用履歴を参照するなどして、交通費精算書を作成しましょう。

会社主催の視察や展示会・イベントの移動を目的に貸切バスを利用する際は領収書の発行が可能です。しかし、貸切バスの利用料金には有料道路の使用料、現地での駐車場代といった駐車通行料が含まれていません。そのため、当日は忘れずに領収書を貰いましょう。万が一、領収書を貰い忘れた場合も後日発行依頼すれば、受け取れます。しかし、紛失した場合は原則再発行ができません。また、領収書の代わりに「交通費精算書」を代用して、経費処理を行えます。会社の規則に則って、経費精算を行いましょう。

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